不要なデータやメールもすっきり整理。5分間の習慣で片づける。


溜まりがちなパソコンのデータやメール。

面倒な削除・整理の作業も、毎日5分間と決めてみると意外となんとか片づきます。

短時間の習慣を作ることがポイントかも。

ずっと気になりつつ、後回しにしていたパソコンの中のデータ整理。

ファイル、フォルダ、写真・画像、メールなど、放置しておくとどんどん増えていきます。

その削除・整理にようやく着手して、約2週間。あともう少しというかんじで、終わりも見えてきました。

今回のデータ整理作業は、【1日5分間の習慣】に絡めて、試しに進めてみたところ。なかなか成果を上げることができていると感じています。

5分間掃除の習慣が続いている理由。

下記で詳しく説明を。

1日5分でもいい。1週間不要データを捨て続けてみる。

パソコン内の諸々のデータ、メールの削除・整理をする場合は、

1. あるていど長めの時間を確保して、一気に作業する。

2. 毎日または定期的に、日にちや時間帯を決めて作業する。

上記のどちらかが進めやすいと思います。

私の場合は、まとめて時間を取るのも大変そうだったので、2.を選択。毎日少しずつ、データ整理をすることにしました。

データの量や溜まり具合によっても異なってくるので、各自がやりやすい方法で行えばよいと思います。

データ類は放っておくとすぐに整理を忘れ、溜まりやすい。

個人的には、年に1度よりも、1週間~1ヵ月に1度くらいの頻度にして、データ整理していくのがよいと思いました。

理由としては、下記のとおり。

・パソコンなどのデータは、物理的に目に見えて場所を取るものではないので、気をつけないと、基本的にはいくらでも保存できてしまうから。

(保存場所は、PC内、USBメモリ、SDカード、インターネット上のクラウドストレージなど、いくらでも広げられる)

・まとめて一気に整理しようとすると、時間的にも心理的にもハードルが高くなり。結果的に放置しやすくなる。

・データ整理も、少しずつ、または定期的な「習慣」として組み込んだほうが、ハードルも低く、今後もデータが溜まりにくくなる。

(捨てる/残すを選択する作業は、思いのほか時間も労力もかかるので)

・・・

個人的には、デジタルデータ整理に変な苦手意識がありましたが。

小さいステップにすることで、わりと着々とデータ整理がすすんでいるかんじです。

今回のデータ整理も、以前に「1日5分間の掃除習慣」からはじまり、「小さな習慣作り」のメリットを感じるようになったことが、きっかけとなっています。

5分間掃除の習慣が続いている理由。

すきま時間・短い時間を利用して、よい習慣を増やすことは、なかなか効力があるなと。

データ整理の手順。

■データ整理をするために、最初に決めたことはこれだけです。

□ 1日1フォルダでも、1日5分でもよいので、チェックして何かしら不要なデータを捨てる。

□ 5分すら面倒に感じる時は、ファイル1個でもいいから必ず削除作業をする。

□ とにかく心理的なハードルを下げ、細切れ時間を利用する。

□ とりあえず、1週間だけ続ける。

まずは、1週間でいいからやってみよう。毎日ちびちびやっていれば、そのうち片づくだろう。そんな気持ちでスタートできたことで、気も楽になりました。

1日の終わりに5分だけ、データ整理をしよう。そんなことを始めてから、すでに約2週間になります。

■手順としてはこんな具合。

①  PC内、USBメモリ、SDカード、クラウド(オンライン)ストレージなどから不要データを削除、整理。

② メールも同様に、不要なものを削除。(読まないメルマガも解除)

まずは①から始めて、一通り気の済んだところで②に移り。メールの仕分け、削除も、もうそろそろ終わりそうなかんじです。

① は、ざっと見て、直近で使った記憶がないフォルダあたりからチェック。

控え的にコピーしておいた重複ファイルやフォルダが、いつのまにか増えていたことに気づいて集約。

最後に見たのがいつだったかというような、もう使わない古いファイルや画像も次々削除。

② のメールは、基本的にいらないものは、その日のうちに削除するようにしている。

それでも、何年もまともに整理をしていないと、結構な数のメールが溜まっている。

絶対に保存しておかなくてはいけないものより、とりあえずとかあとでまた見たいから取っておこうというもの(主にメールマガジン系)が、予想を超えて溜まっていて、自分でもげんなり・・。

・・・

①と②のいずれも、絶対に保管しておかないと支障があるもの以外、基本は【全捨て】してOK、という気持ちでデータ整理を進めていきました。

・本当に大事なものは限られている。

・とっておいた写真・画像など、見返すことは少ない。

・あとでまた必要かも、読むかもと思った、とりあえず的なファイル、メール、メルマガなど、ほぼ再読していない。

上記の3つは、毎日ちびちびと整理作業するなかで、あらためて認識できました。

1日5分程度と言いつつ、気づけば10分、30分とデータの片づけにいそしんでいた日もあります。

(反対に、睡魔がひどく何もしたくないと思う時は、ファイル、画像、何でもいいから5個だけ選択/削除してOKにしたり)

とにかく、決めた1週間は、「毎日何かしら不要データを削除する、という行動をとる(習慣にする)」ことを意識しました。

最初は、フォルダの中身をチェックするのも面倒な気持ちになっていたはずなのに。

毎日5分だけ、と心理的ハードルを下げたおかげか、わりと直感的に捨てる/残すを決めて、意外にもさくさくと削除作業は進みました。

(部屋の片づけでたびたび苦しんだ、選択と決断。その体験が、生活のさまざまな場面で役立っていることも実感)

物もデータも、できるだけ残さないことを基本にする。

今回、仕分けをしながら思ったのは、部屋の物 、デジタルデータ類 、いずれの片づけも、あるていど共通しているものだということです。(この辺りは各個人差もあるかもしれませんが)

「またいつか読むかも、使うかも。とりあえずこの本も食器も、捨てずにとっておこう。」

「いつか見返す画像、ファイル、メールかも。あとで必要になったら困るから、念のため削除せずにとっておこう。」

「仕分ける、選択する、決断する」、こうした力をつけないと、物もデータも溜まり続けるいっぽうに。

室内同様、データ整理も収納先(フォルダ・メモリ)を増やしすぎないこと。

部屋の物も、デジタルデータも、【収納先】をできるだけ増やさないことも大事かなと思います。

・物質的な物の収納先= 物置、家具、収納棚、収納グッズなど

・デジタルデータの収納先= フォルダ、保存先のメモリ、クラウドサービスなど

「収納先」をいくら増やして整頓しても、ものは片づかない(=根本的な解決にはならない)ということ。

今回、使わない、不要なデータを削除しなければ、今後もフォルダや保存先の容量を、ただむやみに増やし続けていた可能性もあります。

・収納先を増殖させる→ 管理がどんどん大変になる

・収納先と中身を減らす→ 管理のための時間も労力も、減らせる

そう考えると、この2週間、「5分習慣」と称して毎日いらなくなったデータを削除し続けたことは、地味ながら確実な成果となりました。

私の場合は、なくても困らないデータが半分近くを占めていたようで。削除、整理してすっきりできました。

データの片づけ・整理も定期的に。

あともう少しメールを整理したら、ひとまず不要データの片づけは終了。

以前のように気が重くならないように。今後は、部屋の片づけ同様、データの片づけも定期的に行う予定です。

(たかがデータ整理と思っていても、腰を落ち着けてまとめてやろうとすると、かなり時間も労力も必要)

「また同じことをしたくない、もう懲りた・・」という経験も、次に活かせればOKということで。

□ 毎日5分、ファイル3つでもいいから、あるていど片づくまで連日でいらないデータを削除する。(一気にできる場合は、まとめて時間を取っても)

□ ひと通り不要データを削除できたら、あとは各々の使用頻度に応じて、定期的に削除、整理する。(週1、月1、3ヵ月に1回など)

本当にたったこれだけのことをすれば、データ類も自分の使いやすいようにすっきりを保つことができるのだと。反省も込めて思います。

このお試し的なデータ整理ウィークも、あともうひと息。やってみて本当によかったです。

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