データ整理のコツ。「情報はどんどん捨てる」を実践してみる。



物の片づけをある程度してからは、データの整理にも目が向くようになってきました。

今も改善の途中ですが、最近のデータ整理や情報との付き合い方についてまとめてみます。

一昨年くらいから、パソコンやスマホ内の整理についても自分なりのルールができてきて、ほぼそれに従って月末にデータ整理(削除)をする、というのが習慣になっています。

長く放置していたデータ整理も、以前に比べれば多少は進歩しています。ただ、さらに管理が楽になるような、もっと改善できる余地はないかなと思っていた時に読んだ本がヒントになり。

今はそれを参考にしつつ実践中です。


『スピード仕事術』


400のプロジェクトを同時に進める 佐藤オオキのスピード仕事術 (幻冬舎単行本)

なかなか一般人には真似できないような仕事をする人たちの頭の中を、本を通して垣間見ることができるのは、とても興味深いです。(仕事のスピードや効率化、物事や人に対する姿勢など)

個人的には、環境に対してや情報・データの扱い方が意外にもシンプルに感じ、これなら自分にも取り入れられるかもと思い、試している途中です。

このまま慣れて継続できれば、今後はもっとメールやデータなどとの付き合い方が楽になっていきそうです。

データ整理のコツ。情報はどんどん捨てる、その都度真剣に向き合う。

雑誌や紙類など形としてわかりやすい情報から、パソコンやネットを介したデジタルデータまで、情報は身の回りにあふれています。どこかで区切らないと、際限なく情報やデータに振り回されることに。

人それぞれの残すデータの内容や期間のルールは異なると思いますが、ある程度割り切ることや真剣に向き合うことがとても大事だなと思います。

スクラップやデータ保存に安心していると、管理の手間は増えるばかり。

著者も昔は、雑誌記事のスクラップなどをしていたそうです。ただ、時間が経ってから見ると、この内容にどうして反応したのか、最初のような感動がない、ということを感じたりして、情報の整理の仕方を変えていったようです。

何かを整理しようと思えば、そのための時間や労力は思った以上にかかってしまい、場合によっては煩雑になり効率化から遠ざかることに。

大事なのは情報をひたすらためることではなく、必要な時に使いたいデータをすぐに使える状態にしておくことです。

(抜粋:)

・情報は「どんどん捨てて、ため込まない」のが基本です。

・情報というのは出会ったときに頭に放り込み、あとは自然に抜け落ちていくに任せるのがいいと思うようになりました。

・「スクラップしたから」などと安心してしまうことがない分、情報に真剣に向き合うことにもなります。

・「情報はどんどん捨てる」と割り切ると、データの保存や管理にパワーを割く必要もなくなります。

・物や情報をできるだけ探さずに済むよう、「目に見えるようにしておく」ことを大事にしています。

具体策。データ整理しなくていい保存の仕方を心がける。

具体的にあげられていた著者のデータ整理方法や考え方を簡単にまとめてみると。

・半年以上前の雑誌は機械的に捨てる。

・記事のスクラップもしない。

・メール(送信・受信ともに)は3日以上前のものは自分のパソコンから削除されるように設定している。

・見たものの記録をデジカメに残すことも、まずない。

・情報は、常に「入れて出す」サイクルを回すことのほうが重要。

・雑誌を読むときは1日かけて1~2冊をじっくり読み込み、本や漫画も人の2~3倍時間をかける。理由は、最初の印象や大事なエッセンスを記憶に残したいから。

(速読のような情報の取り方では、かえって無駄が多いこともあるので。大事なものを見落とす不安、何も頭に残らないなど)

・パソコンのデータは階層を2つより深くしない。フォルダを開けてファイルがひと目で全部わかるのが理想。全部見えていれば探すのは簡単。

(フォルダのカテゴリー分けを複雑にしすぎると、分類のための手間が発生する)

・「整理しなくていい」と考えれば、整理のためのパワーをまるごとカットできる。

メールは3日以上ためないというのはかなり徹底している印象ですが、尋常ではない数のメールや情報をさばく場合にはこれくらいが程よいのかもしれませんね。

(当面残す必要のあるメールやファイルはよいとしても。個人的には約3ヵ月の保管を目途に、月末になったら古いものから順に再チェック→削除というサイクルに落ち着いていたので。ここはスパンを短くし、改めて不要なものを削除・整理中。

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情報への向き合い方やデータ整理は、他にも改善できる余地が結構ありそうです)

データが多すぎて混乱していたら、時間や場所を区切ってまずは試してみる。

物理的な物の片づけもまだ終えていないのに、データ整理なんてともてやる気が起きない、という場合もあると思います。

実際、私もPCデータ整理は気になりつつも一旦は放置。まずは部屋の中の物の片づけがひと段落ついてから、ようやく諸々のデータ整理に着手しました。

(メール、ファイル、写真、ブックマーク、パスワード、、など。PC内、USBメモリ、SDカード、クラウドストレージにあるものを整理・削除)

データ整理も一度にやろうとせず。1日に5分~10分程度、あるいは、複数の写真フォルダの中からひとつだけ選んで中身のチェック→削除・整理、というかんじで。

どんなかたちであれ、自身にとって負担にならないやり方を見つけて、あとは淡々と整理していくのみ。

最初はチェックするのも面倒に感じたりしますが、ファイルやフォルダがひとつふたつと減っていくと、日々小さなすっきり感が生まれます。

重要度が高いものはそれほど多くはないことにも改めて気づけたり。

とにかく慌てず焦らず。時間で区切ったり、1ヵ所だけ決めて整理したり、そんなあたりから試してみるのもよいかもしれません。

データ・情報管理のために時間や労力をかけない工夫。(保存の意味をよく考えてみる)

前述のとおり、増えたデータの整理というのは、思った以上に落とし穴がある気がします。

・フォルダを増やし細かくカテゴリー分けしたりすると、ちょっとした充実感はあるが、実は必要なデータを探しにくくしていたりする。

・デジタルデータの保存は、やろうと思えば際限なく広がっていくものである。

・増え続けるデータに、管理は大変になるばかり。(ずっと時間、コスト、エネルギーを費やし続けることになる)

人生は有限なので。物の片づけ同様に、いずれはどこかの時点で、割り切ったデータ整理をする必要に迫られるということ。

そんなことも頭の片隅に置いておくと、必要な情報やデータも絞りやすくなるのかなと思います。

その他、物や気持ちを片づきやすくする方法。

また、データー整理に関することではありませんが、本にあった下記のようなことも意識してみると、物も気持ちも片づきやすく、仕事や生活での効率化に役立ちそうです。

◆物や環境に依存しすぎないこと。

例えば。このペン、このノート、この場所でなければ、といったこだわりが少ないほうが物事に左右されにくく、一定した力を発揮しやすくなるようです。

物や環境への依存度が高めだと、それらがないときに、やる気がでない、アイデアがわかない、集中力が保てない・・といった状況になりかねないので。

気に入った物を使い、できるだけ好きな環境に身を置くことは、誰にとっても好ましく心地よいことなので、もちろん素敵だと思っています。一方で、物や環境に依存しすぎず、なければないでなんとかなる、という距離感や柔軟性も大切ということですね。

◆複数の選択肢の中から、「2つに絞る力」をつけること。

物事の選択肢を2つに絞るときは、「長所が最も大きいもの」「方向性がまったく異なるもの」という視点を持つとよいそうです。

長所が大きいものはわかりやすいですが、方向性が異なるものという選び方は個人的にはあまり考えたことがなかったので。実践してみたいなと思います。

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物でもデータでも何でも取っておきすぎると、管理が大変なだけでなく、混乱のために心身の不調につながることにもなりかねないので。

今後はますます個々での情報の精査が必要になりそうです。

データ整理という感覚がなくなるくらい、簡潔、簡単なわかりやすいルールを、それぞれに合ったかたちで見つけて、日々すっきりしていけますように。

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