片づけ・コンパクト

【データ整理のコツ】「情報はどんどん捨てる」を実践してみる。

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紙ベースでも、デジタルベースでも、「データ整理」は、なかなか手ごわいものです。

データや情報ときちんと向き合うことは、より潔い取捨選択ができるようになっていくことでもあるのかも。
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諸々のデータ整理に関しては、一昨年くらいから、自分なりのルール(習慣)ができて、だいたい落ち着いてきたかなと思っていました。

けれど、下記の本を読んでみたら、まだまだ改善できる余地はありそうだと気づき、参考にしつつ実践中です。

(データ整理のこと以外にも、ヒントになることがたくさん)

デザイナー、建築家でもある著者。なかなか一般人には真似できないような仕事量をこなす人々の頭の中は、どうなっているのか。

本を通して垣間見えることは、とても興味深いです。(仕事のスピードや効率化、物事や人に対する姿勢など)

個人的には、著者の情報やデータに関する扱い方が、意外にもシンプルに感じ。自分にも取り入れられそうなところから、試してみることにしました。

【データ整理のコツ】情報はどんどん捨てる、そのつど真剣に向き合う。

情報やデータの整理について。個人的に特に大事だと感じたのは、下記の2つです。

□ あるていど割り切ること。

□ 真剣に向き合うこと。

スクラップやデータ保存に安心していると、管理の手間は増えるばかり。

上記のことが大事だと思う理由としては。

・どこかで区切らないと、本当に際限なく、情報やデータに振り回されることになってしまうから。(時間も労力もとられる)

・上記を意識することで、選択の精度を上げていくことにもつながるから。

(人それぞれ、残す内容や期間のルールなどは異なるとしても。基本的な考え方として、忘れずにいたい部分だなと思います)

・・・

ちなみに。著者も昔は、雑誌記事のスクラップなどをしていたそうです。

ただ、時間が経ってから見ると、この内容にどうして反応したのか、最初のような感動がない、ということを感じたりして、情報の整理の仕方を変えていったそう。

何かを整理しようと思えば、そのための時間や労力は、思った以上にかかってしまいます。場合によっては煩雑になり、効率化から遠ざかることに。

大事なのは情報をひたすら溜めることではなく、必要な時に使いたいデータをすぐに使える状態にしておくことです。

(抜粋)

・情報は「どんどん捨てて、ため込まない」のが基本です。

・情報というのは出会ったときに頭に放り込み、あとは自然に抜け落ちていくに任せるのがいいと思うようになりました。

・「スクラップしたから」などと安心してしまうことがない分、情報に真剣に向き合うことにもなります。

・「情報はどんどん捨てる」と割り切ると、データの保存や管理にパワーを割く必要もなくなります。

・物や情報をできるだけ探さずに済むよう、「目に見えるようにしておく」ことを大事にしています。

【具体策】データ整理しなくてもいいような、保存の仕方を心がける。

具体的にあげられていた、著者のデータ整理方法や考え方を簡単にまとめてみます。

・半年以上前の雑誌は機械的に捨てる。

・記事のスクラップもしない。

・メール(送信・受信ともに)は、3日以上前のものは自分のパソコンから削除されるように設定している。

・見たものの記録をデジカメに残すことも、まずない。

・情報は、常に「入れて出す」サイクルを回すことのほうが重要。

・雑誌を読むときは、1日かけて1~2冊をじっくり読み込み、本や漫画も人の2~3倍時間をかける。理由は、最初の印象や大事なエッセンスを記憶に残したいから。

(速読のような情報の取り方では、かえって無駄が多いこともあるので。大事なものを見落とす不安、何も頭に残らないなど)

・パソコンのデータは、階層を2つより深くしない。フォルダを開けて、ファイルがひと目で全部わかるのが理想。全部見えていれば探すのは簡単。

(フォルダのカテゴリー分けを複雑にしすぎると、分類のための手間が発生する)

・「整理しなくていい」と考えれば、整理のためのパワーをまるごとカットできる。

メールは3日以上ためないというのは、かなり徹底している印象。尋常ではない数のメールや情報をさばく場合には、これくらいが程よいのかもしれませんね。

・・・

上記を参考に、あらためて自身のデータ整理について振り返ってみると。

情報への向き合い方、整理の仕方など、他にも改善できる余地が結構ありそうです。

■今後の自分なりの改善点としては。

□ 今まで残すのが当然と思っていたデータやファイルなども、本当にそうなのか、もう一度きちんと精査する。

(紙ベース、デジタルベースのいずれも、もう一度見直す)

□ PCのデータやメールなどの保管期間を、もう少し短くできないか、こちらも再チェックする。

(ここしばらくは、約3ヵ月の保管を目途に、月末になったら古いものから順にチェック→ 削除、というサイクルに落ち着いていた。中には重要度の低いものもまだあるので、適宜、削除&整理を進める予定)

□ PCフォルダの階層を見直す。

(これまでにも、自分なりに改善してきたつもり。けれど、データが増えると、つい無意識で、入れ子のように階層を増やしていることがあるので。要注意)

【その他】物や気持ちを片づきやすくする方法。

データー整理に関することではありませんが、本の内容で印象的だったものを、2つご紹介。

下記のようなことも合わせて意識してみると、「物、思考、感情」も片づきやすく、仕事や生活での効率化に役立ちそうです。

◆物や環境に依存しすぎないこと。

例えば。このペン、このノート、この場所でなければ、といったこだわりが少ないほうが物事に左右されにくく、一定した力を発揮しやすくなるようです。

物や環境への依存度が高めだと、それらがないときに、やる気がでない、アイデアがわかない、集中力が保てない・・といった状況になりかねないので。

気に入った物を使い、できるだけ好きな環境に身を置くことは、誰にとっても好ましく心地よいことなので、もちろん素敵だと思っています。

一方で、物や環境に依存しすぎず、なければないでなんとかなる、という距離感や柔軟性も大切ということですね。

◆複数の選択肢の中から、「2つに絞る力」をつけること。

物事の選択肢を2つに絞るときは、「長所が最も大きいもの」「方向性がまったく異なるもの」、という視点を持つとよいそうです。

長所が大きいものはわかりやすいですが、方向性が異なるものという選び方は個人的にはあまり考えたことがなかったので。実践してみたいなと思います。

**

というわけで。今回は、「情報やデータ整理」についてあらためて見直してみる、という内容でした。

(紙ベースの書類、メール、ファイル、写真、ブックマーク、パスワード、、。PC内、スマホ内、USBメモリ、SDカード、クラウドストレージ、、等々。

ざっと思い浮かべてみても、情報やデータは、保管し続けようと思ったら、際限ないですね。。)

「物」でも「データ」でも何でも取っておきすぎると、管理が大変なだけでなく、心身の混乱のもとになったりもします。

まずはできることから試しつつ、ものごとを絞っていく力を養うこと。

いずれは、「データ整理」という感覚がなくなるくらい、それぞれ自分に合った、簡潔、簡単なスタイルを見つけていきたいですね。

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